هل ChatGpt الحليف الجديد للمديرين؟

لا يعرف العديد من القادة كيفية تصميم الأدوار داخل الشركة. الذكاء الاصطناعي التوليدي يمكن أن يكون فعالاً. ولكن عليك استخدامها بحكمة.

فانغ فانغ تشانغ، باحث في مركز تصميم العمل التحويلي بجامعة كيرتنشارون ك. باركر، أستاذ بجامعة كيرتن

تم النشر في العدد 1 يناير/فبراير 2025 Mit Sloan Management Review Italy

يلتزم كبار المديرين اليوم بزيادة مشاركة المتعاونين ويعملون على تقليل معدل دوران الموظفين، لكن يجب عليهم مواجهة واقع قاس: الإرهاق واسع النطاق. لولمحاربة هذا المرض، يجب عليهم أن يوفروا لهم ظروف عمل أكثر صحة وأكثر جدوى. فيفي استطلاع أجرته مؤسسة غالوب في الولايات المتحدة عام 2022، قال 40% من العاملينأن العمل له تأثير سلبي على الصحة العقلية، وقال حوالي 30% منهم إن ذلك له تأثير سلبيغالبًا ما يعانون من الإرهاق. ليس من المستغرب أن تصل مشاركة العمال في الولايات المتحدة إلى مستوياتها الحاليةالمستويات الدنيا، منذ سبع سنوات حتى الآن: في عام 2022، 32% فقط من العمال الذين تمت مقابلتهم بواسطةذكرت مؤسسة غالوب أنهم شعروا بالمشاركة، وقال 17% منهم إنهم غير منخرطين بشكل نشط (ويجرت وبندل، 2023). وتشير التقديرات إلى أن هذا النقص في المشاركة يكلف الشركات 7800 مليار دولاردولار عالميًا، أي ما يعادل 11% من الناتج المحلي الإجمالي العالمي (المرجع نفسه).غالبًا ما تكمن الأسباب الكامنة وراء عدم الارتباط وضغوط العمل في الطريقتخطط المنظمة لعمل موظفيها: عقود من البحث المتعمقالربط المستمر بين سوء تصميم الوظائف والتأثيرات السلبية، من بينهاالضغط النفسي، ارتفاع معدل الدوران، عدم الرضا في العمل، انخفاض الإنتاجيةوالتدريب المخترق (باركر، 2014).تعمل العديد من الشركات على تحسين هذا الوضع، لكن أبحاثنايشير إلى أن العديد من المديرين يفتقرون إلى فهم التخطيطمناصب وظيفية عالية الجودة. هذا هو المكان الذي يمكن أن تلعب فيه التقنيات دورًا رئيسيًاالذكاء الاصطناعي (AI)، مثل ChatGpt: سد الفجوات في معارفهم ومساعدتهم في تصميم مناصب عالية الجودة لصالح العمال والعاملينالمنظمات. ومع ذلك، من المهم أن يفهم المسؤولون أولاً إيجابيات وسلبيات هذا الأمراستخدم ChatGpt لتصميم المواقع.وفي ما يلي، نقوم بتحليل بعض الأفكار في هذا الصدد والتي أبرزها بحثنا.

التحدي الذي يواجه المديرين: تجاوز المناصب المبتذلة وغير المجزية

ما هي العوامل التي تحدد الجودة العالية للمنصب الوظيفي؟ النموذج الذكي واحديحدد مخطط تصميم الوظيفة الذي أنشأه شارون ك. باركر منصبجودة عالية كوظيفة محفزة (تنوع المهام وإمكانية تطوير مهام جديدةالمهارات)، تتمتع بالإتقان (الوضوح في الدور وفي ردود الفعل على العمل)، والفاعلية(الاستقلالية في العمل والمشاركة في التغيير) العلائقية (الدعم الاجتماعي وعمل جماعي إيجابي) ومقبول (ساعات عمل يمكن التحكم فيها ومستويات معقولة منضغط الوقت)، (باركر، 2022).على الرغم من المزايا الواضحة للموقع المصمم بشكل صحيح، إلا أنهلا تزال المنظمات السائدة هي تلك التي تم تطويرها بشكل تقريبي. ثانيافي استطلاع Gallup Great Jobs 2019، 40% فقط من الأمريكيين العاملين لديهم وظيفةالميزات الذكية الموضحة أعلاه (Rothwell and Crabtree, 2019). 16% يحملون واحدةوظيفة تفتقر إلى الأساسيات و44% لديهم وظيفة تقدم بعض السمات فقطمرضيون أذكياء (روثويل وكرابتري، 2019).النتائج التي يمكن تفسيرها بنقص المهارات في التصميمالعمل من قبل مديري اليوم. لقد استكشفت دراسة أجريناها مؤخرًاكيف تصمم العمل للآخرين (باركر، أندريه، وفان دن بروك، 2019). منظمة العفو الدوليةتم الطلب من المشاركين في محاكاة عبر الإنترنت (المحاكاة 1) تصميم دورإدارية، تحويل وظيفة بدوام جزئي، تتألف حصرا من أربعةمهام التصوير والأرشفة، في دوام واحد، مع اختيار أربع مهامإضافية من قائمة مكونة من 11 مهمة، من بينها خمس مهام نسخ متكررة والتخزين وستة مهام أخرى مفيدة ومثيرة للاهتمام، مثل الترحيب بالزوار أومساعدة الزملاء في تنظيم الاجتماعات.تم منح المشاركين درجات من 0 إلى 4، مع الإشارة إلى الدرجة الأعلىإنشاء مشروع عمل أكثر تحفيزاً. ما يقرب من نصف (45٪) الطلابطلاب جامعة إدارة الأعمال والمهنيون أو المديرون الذين يعملون في خدمات الأعماليميل الناس إلى دمج العمل المتكرر والرتيب، مما يدل على وجود فجوةالمعرفة عندما يتعلق الأمر بتصميم العمل عالي الجودة.في المحاكاة الثانية (المحاكاة 2)، طُلب من المشاركين أن يكونوا بمثابة أمدير وحل مشكلة مهمة وظيفية، في أربعة سيناريوهات مختلفة. في كلالسيناريو، كان من الواضح أن تصميم الدور المقترح كان سيئًا. لحل طمشاكل، يمكن للمشاركين التفكير في اعتماد استراتيجيات من القائمة التيتضمن كلا من أسلوبي "تصحيح العمال"، والذي أرجع المشكلات إليهالموظف، كلا النهجين "لتصحيح تصميم العمل غير المناسب" وأدرك ضعف الجودة في تصميم العمل.أحد السيناريوهات، على سبيل المثال، أظهر عامل مستودع لم يتمكن من ذلكاحترام 50% من المواعيد النهائية لاسترداد المنتجات وتسليمهاالشحنة رغم عمليات السحب المتكررة للبضائع. على الرغم من أن معظم المشاركينركزت على الاختيارات التي تعمل على تحسين تصميم العمل (مثل"أشرك الموظف وزملائه في المراجعة للتعرف على كيفية القيام بذلكيمكن تنظيم عملهم بشكل أفضل" أو "إعادة تنظيم العمل بحيث iلا ينبغي تحديد توقيت المهام")، وهو عدد مفاجئ من المشاركين (40%)اختار استراتيجيات تهدف إلى تصحيح العامل (مثل "المراقبة السرية للعامل"سلوك الشخص لمعرفة مدى سرعة تحركه"). هذه النتائجالتحقق من صحة ملاحظتنا بشأن نقص المهارات في تصميمالعمل من قبل المديرين والموظفين.

يمكن للذكاء الاصطناعي التوليدي أن يقترح تصميمًا أكثر قوة

في المرحلة التالية من الدراسة، حاولنا أن نفهم ما إذا كانت الأداة المجهزة بالذكاء الاصطناعي،كيف يمكن لـ ChatGpt مساعدة المديرين على تحقيق أداء أفضل. وجاء الجواب سريعا:يتمتع ChatGpt بالقدرة على تحسين عملية اتخاذ القرار في تصميمالعمل. ومع ذلك، من المهم للمديرين أن يفهموا ما يمكن لـ ChatGpt فعله وما لا يمكنه فعله بشكل جيد.استخدمنا ChatGpt لاتخاذ قرارات تصميم افتراضيةالمهمة الإدارية المتوقعة من خلال المحاكاة 1. لقد قمنا بتنفيذ المهمة 20مرات، في كل مرة باستخدام جلسة مستقلة جديدة، ولكن بنفس المطالبة. فيجميع التكرارات، اختار الذكاء الاصطناعي التوليدي من القائمة المهام المقدمة التي أثرتالمهمة، متفوقة على كل من الطلاب والمهنيين والمديرين في خلق فرص العملمثيرة للاهتمام وهامة. كان أداء ChatGpt مشابهًا لأداءخبراء تصميم العمل.ثم أصدرنا تعليمات إلى ChatGpt للتعامل مع المحاكاة 2، والتعامل مع الأربعةالإدارة الإدارية للقوى العاملة (بما في ذلك عامل المستودع الافتراضي المذكور أعلاه)، وعن طريق اختيار الاستراتيجيات من القائمة. في كل سيناريو، اختار ChatGpt باستمرارالاستراتيجيات التي تهدف إلى تصحيح تخطيط العمل (الاستراتيجيات الجيدة للرفاهية،التحفيز وأداء الموظفين) مقارنة بتلك التي تركز على التصحيحللعامل. كما هو الحال في المحاكاة 1، تفوق ChatGpt على الطلاب والمديرين والمتخصصون في الاهتمام بتخطيط العمل الهادف إلى حل مشكلاتالموظفون.في المحاكاة 2، لم يحصل ChatGpt على نفس درجة الخبراء،تبرير بعض الحذر. في جلسة مخصصة لعامل المستودع الذي لا يفعل ذلكاحترم المواعيد النهائية، على سبيل المثال، حصل ChatGpt على مجموع نقاط 4،لكنه اختار استراتيجية "سأعطي مكافأة للموظفة وزملائها عندما يحترمونالأوقات المخصصة"، والتي تتجاهل التخصيص غير المعقول للوقت للدور.

درس عظيم: من الضروري أن تكون المطالبات محددة

لمواصلة تقييم قدرة ChatGpt على إنشاء اقتراحات بطريقة مابشكل مستقل، قمنا بتنفيذ مهام تصميم وظيفة المحاكاة 2دون تقديم قائمة بحلول الاختيار من متعدد. أجرينا كل اختبار من جديدالحسابات وفي الدردشات المستقلة الجديدة، مع تعطيل السجل، بحيث يمكنلم تتأثر عودة ChatGpt بالمعلومات التي تم إدخالها مسبقًا.بادئ ذي بدء، كانت النتيجة مثيرة للقلق. متى، في الموعد النهائي السيناريو لاالمحترمين، لقد طلبنا بشكل عام من الذكاء الاصطناعي "توفير استراتيجيات فعالة لمعالجة المشكلةمشكلة"، يميل ChatGpt إلى تصحيح العامل، وإنشاء أساليب تايلورتقليد لأنظمة العمل، مثل إجراء دراسات الوقت والسفر.واقترح على سبيل المثال حلولاً مثل تطوير مهارات إدارة الوقت وأتدريب إضافي لمساعدة موظفة المستودع، التي أطلقنا عليها اسم كارين،لتحسين أدائه (على سبيل المثال “ركز على تحسين السرعةودقة كارين في تحديد مكان وجمع العناصر من المستودع"). نعمأوصى أيضًا بتقديم تعليقات حول الأداء والحوافز للتحفيزكارين للتحرك بشكل أسرع (على سبيل المثال، "من خلال ربط الأداء بالمكافآت،سيتم تشجيع كارين على التركيز على تحسين سرعتها وكفاءتها").كل حل من هذه الحلول يفترض ضمنا أن المشكلة تكمن في الدافع أوقدرة العامل وليس تصميم الوظيفة.بعد أن أدركنا أن مثل هذا النهج المنفتح لم يكن الأمثل، قمنا بذلكأصدر تعليماته لاحقًا إلى ChatGpt للتعامل مع هذا السيناريو نفسه باستخدام المطالباتمحدد: "فكر في تصميم عمل جيد الجودة لكارين"؛

"ضع في اعتبارك الصحة والرفاهية والتحفيز والرضا والمعنىعمل كارين"; و"النظر في تصميم عمل كارين". وبهذه الطريقة، الذكاء الاصطناعيقدم بعض الحلول لتحسين تصميم وظيفة كارين، بما في ذلكما يلي:

مراجعة تخصيص الوقت وعبء العمل لتحديد أهداف واقعية؛أشرك كارين في عملية صنع القرار واطلب مدخلاتهاتحسين العمل؛قدم تعليقات داعمة وتقديرًا لزيادة الرضا والرضاتحفيز الموظفين؛توفير فرص التدريب وتنمية المهارات المناسبة لهمزيادة الثقة والالتزام.

تعمل هذه الاستراتيجيات على تعزيز الخصائص الذكية لعمل كارين، مما يزيد منالتسامح مع الطلبات، وتعزيز القدرة (أي الوعي بالقدرة على التعديلالظروف)، وزيادة الإتقان وجعل العمل أكثر تحفيزا.اقترح ChatGpt أيضًا حلولاً مثل تعزيز بيئة عمل مواتية،تشجيع الدعم والتعاون في المجموعة، وتقديم فرص للتقدمالوظيفة وتعزيز التوازن بين العمل والحياة. جميع الحلول تتماشى معالأبحاث حول تصميم العمل والرفاهية التي من شأنها أن تجعل العمل أكثر ذكاءً،مما يؤدي إلى موظف أكثر توازناً وإنتاجية.من هذه التجربة تحديدًا مع ChatGpt، تعلمنا أن الذكاء الاصطناعي التوليدي يمكنه فعل ذلكاتخاذ قرارات قيمة بشأن تصميم الوظيفة، ولكن يجب على المديرين توفيرهاتعليمات واضحة تعطي الأولوية للنتائج بالنسبة للعامل. على سبيل المثال، اسأل ChatGptلـ "تصميم عمل عالي الجودة"، بدلاً من طلب "تصميم عمل عالي الجودة" بشكل عامالعمل الجيد"، يمكن أن يولد استراتيجيات أكثر صلة وفعالية. لتحسين جودةالاقتراحات الإستراتيجية التي تم إنشاؤها بواسطة ChatGpt، يجب على المديرين ذكرهاأهداف محددة ومرغوبة في تطبيقاتها، مثل العمل عالي الجودة، والصحة،رفاهية الموظفين وتحفيزهم وأهمية العمل.الخبر السار هو أن المديرين الذين لا يستخدمون ChatGpt غالبًا يمكنهم تعلم ذلكاكتب المطالبات الفعالة من خلال الأداة نفسها. على سبيل المثال، على السؤال "كيف ذلكيمكن أن ينشئ موجهًا واضحًا وجيد التنظيم للتصدي بفعالية للتحدياتتصميم الوظيفة؟"، قدم ChatGpt دليلاً خطوة بخطوة حول كيفية الكتابةالمطالبات الفعالة. نصحنا ChatGpt بتحديد المشكلة الرئيسية وتحديدهامحددة، حيث تقدم اقتراحات قابلة للتطبيق على تصميم الوظيفة مثل استخداممطالبات مثل "تصميم عمل عالي الجودة يعمل على تحسين التفاعل والتعاون الإيجابي لفريق المبيعات" أو "تصميم عمل ذي معنىتسهيل قبول الموظفين للتغيرات التكنولوجية في بيئتهمالعمل”.أثبتت التجربة أيضًا أنه يمكن مراجعة واختبار المطالبات الفعالة. أنايمكن للمديرين الذين يعانون من هذا أن يحسنوا مهاراتهم باستخداممطالبة مثل "ما يلي هو مطالبة تهدف إلى مطالبة ChatGpt بالنصيحة بشأنعرض لخبير تصميم العمل. يرجى التحليل والاقتراحتحسينات للحصول على نصائح عملية وقابلة للتنفيذ من ChatGpt”. في هذه الحالة، ChatGptسيقدم اقتراحات أكثر تحديدًا للحصول على نتائج ذات جودة أفضل.

خمسة دروس للمديرين

لمعالجة المشكلة المنتشرة المتمثلة في التصميم غير الملائم لأدوار العمل ولآثارها الضارة، فمن الضروري اعتماد حلول مبتكرة. على أساس لدينابحث، برز ChatGpt كأداة واعدة للذكاء الاصطناعي لمساعدة المديرينالتخطيط لعمل أكثر توازناً وإنتاجية. ولكنه ليس علاجًا سحريًا، ويجب استخدامهبالحكمة.في ما يلي بعض النصائح التي نقدمها للمديرين.

لا يمكن لـ ChatGpt أن يحل محل التدريب.يجب أن يدرك المديرون أننييمكن أن تنتج مشاكل العمال عن سوء تصميم الوظائف وما إلى ذلكالأخير، بدوره، يمكن أن يؤثر على رفاهية ودوافع وأهميةالعمل. هذا يعني أنه قبل ذلك يمكنك استخدام ChatGpt لتصميم المواقعمن الأفضل أن يحتاج المديرون إلى التدريب على مفاهيم التصميم الأساسيةمن العمل. لمعرفة المزيد حول هذا الموضوع، راجع المقالة ذات الصلة مدى جودة التصميمالعمل يجعلنا أكثر ذكاءً وموقع تصميم العمل الذكي.

يحتاج المديرون إلى الدعم في تحقيق هدفهم المتمثل في إنشاء عمل جيد التصميم.أنايجب تحفيز المديرين لخلق مناصب عمل أفضل لمتعاونيهم.لذلك يحتاج المديرون أنفسهم إلى الأدوار التي يتم من خلالها إنشاء مهام العمليُنظر إلى التوازن للموظفين على أنه مسؤولية مشروعة ومهمة بدلاً من ذلكأن يكون الربح هو هدفها الوحيد. على سبيل المثال، إذا تمت ترقية المديرين فقط فياستنادًا إلى نتائج الإنتاجية، لن يكون لديهم دافع كبير لتصميم عمل ذكي من أجلهفرقهم.

يحتاج المديرون أنفسهم إلى عمل متوازن.يحتاج المديرونما يكفي من الوقت ليكونوا قادرين على الاهتمام بكيفية تصور عملهمالمتعاونون. وهذا يعني أن عملهم يجب أيضًا أن يكون مقبولاً وليس كذلكالضغط الزائد عن الحد.

يجب أن يتعلم المديرون كيفية استخدام مطالبات ChatGpt بشكل فعال.المديرونينبغي تشجيعه على استخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي للمساهمة في تحديات التصميمللمهمة، ولكنهم بحاجة إلى تعليمات واضحة وكاملة حول كيفية استخدامها بشكل صحيحفعالة. على سبيل المثال، يجب على المديرين أن يكونوا محددين وأن يذكروا أهدافًا مثلرفاهية الموظف وتحفيزه عندما يطلب من ChatGpt اقتراحات بشأنهتصميم العمل .

سوف يدعم ChatGpt الأشخاص، ولن يحل محلهم، في تصميم عمل أفضل.أالاختلاف عن عمليات المحاكاة، غالبًا ما تكون مواقف تصميم العمل الحقيقيتتسم بالغموض والتعقيد، مع وجود العديد من المتغيرات التي يمكن أن تؤثر علىالنتائج. تتطلب المواقف الحقيقية فهمًا عميقًا للسياقالعواطف الإنسانية والديناميات الاجتماعية والاعتبارات السياسية والأخلاقيةقد يكون من الصعب على أدوات الذكاء الاصطناعي مثل ChatGpt فهمها.نوصي باستخدام ChatGpt كمكمل للمديرين البشريين، بدلاً من استخدامهكبديل لهم.

من خلال دمج اقتراحات ChatGpt مع الخبرات البشرية والمنظماتيمكن أن يعزز مشاركة الموظفين بشكل أكبر، والرضا الوظيفي، و

الأداء العام. ومن خلال تحقيق هذا التآزر بين المديرين والذكاء الاصطناعي، فإنالطريق إلى مستقبل أفضل لتصميم العمل وتجربة الموظف.

الدرجات المتعلقة بقرارات تصميم العمل في المجموعات المختلفة.عندما طُلب من المشاركين في المحاكاة 1 تصميم دورإدارية، 45% اختاروا تكليف العامل بمهام متكررة ورتيبة(النتيجة من 0 إلى 4، تشير إلى عدد المهام الإثراءية التي اختارها المشاركون).عندما طُلب من المشاركين في المحاكاة 2 معالجة أربع مشكلاتأدوار العمل مصممة بشكل غير مناسب، 40% اختاروا استراتيجيات تهدف إلى تصحيح الأخطاءعامل بدلاً من التصميم السيئ (النتيجة من 1 إلى 5، مما يشير إلى مدىسيعتمد المشاركون الاستراتيجيات: من 1، وهو أمر مستبعد للغاية، إلى 5، وهو أمر مستبعد للغايةمحتمل.

الجدول 1.تقييمات قرارات تصميم العمل في مجموعات مختلفة

عندما طُلب من المشاركين في المحاكاة 1 تصميم دورإداريون، 45% اختاروا بشكل أساسي إسناد مهام متكررة إلى العاملورتيبة (النتيجة من 0 إلى 4، تشير إلى عدد المهام الغنية التي اختارهامشاركين). عندما طُلب من المشاركين في المحاكاة 2 أن يواجهوامشاكل في أربعة أدوار عمل سيئة التصميم، اختار 40% الاستراتيجيات المستهدفةقم بتصحيح العامل بدلاً من التصميم السيئ (النتيجة من 1 إلى 5، مما يشير إلىمدى اعتماد المشاركين للاستراتيجيات، حيث يكون الرقم 1 مستبعدًا للغاية و5 محتمل جدًا).